En expedientes sancionadores hay una escena que se repite: la Administración por razones diversas que podemos analizar pero no son objeto de este post, no hace a tiempo “los deberes” y el expediente caduca. Ello lleva al archivo del mismo sin consecuencia punitiva alguna; ahora bien, los plazos prescriptivos que se habían detenido con el acuerdo de inicio, vuelven a correr, y si la falta disciplinaria o de otra índole no está prescrita, nada impide volver a abrir otro expediente por los mismos hechos y ahí es donde pueden darse casos donde se utiliza documentación y material de diversa índole generado en el expediente ahora caducado con el ánimo de ahorrarse actuaciones y por tanto, ganar tiempo para que ahora sí, el expediente llegue a terminarse y notificarse dentro de los 6 meses de duración máxima del mismo.
Sobre esta problemática trata este post de dar un poco de luz a raíz de una Sentencia reciente y otra más antigua, la primera de la Sala tercera del TS y la segunda Sentencia de la Sala V, que ya venía aplicando sin fisuras la doctrina ahora expuesta en el ámbito contencioso.
La STS 1279/2025, de 14/10/2025 (Ferrovial/CNMC): el foco no está tanto en “qué vale” (en abstracto), sino en cuándo y cómo se controla jurisdiccionalmente la incorporación, especialmente si el acuerdo de incoación es recurrible por sí mismo.
Sala V (Militar), STS de 28/06/2013 (rec. 37/2013): aquí el Tribunal tiene que ser más incisivo ya que estaba en juego la cuestión probatoria: si tras la caducidad se abre expediente nuevo, las pruebas del caducado no se “heredan”; deben practicarse de nuevo con garantías, salvo matices.
La idea troncal, común a ambas, podría formularse así: la caducidad “mata” el procedimiento, pero no necesariamente los hechos ni la acción sancionadora; lo que no puede sobrevivir sin más es la “vida procesal” construida dentro del expediente caducado.
1) Punto de partida: sí, puede incoarse otro expediente… pero es otro expediente
La Sala 3ª recuerda la regla constante: la caducidad no produce por sí sola la prescripción, así que cabe incoar un nuevo procedimiento si la infracción no ha prescrito; esto, además, está positivizado en el art. 95.3 LPAC.
La Sala 5ª lo dice con contundencia práctica: el nuevo expediente no es prórroga, ni continuación, ni “reproducción” del caducado. Si se trata como una “segunda vuelta” para salvar el plazo vencido, el edificio empieza mal.
2) Qué se puede incorporar: lo “estable” y lo “previo” (lo que no cambia por el paso del tiempo)
Aquí está la llave del art. 95.3 LPAC: pueden incorporarse “los actos y trámites cuyo contenido se hubiera mantenido igual de no haberse producido la caducidad”, pero en el nuevo expediente deben cumplirse trámites de alegaciones, prueba y audiencia.
Traducido a lo práctico:
- A) Lo que sí suele ser incorporable (con carácter general)
La denuncia/parte/información inicial que dispara la maquinaria
Es “la chispa” que justifica incoar: el TS (Sala 5ª) lo admite expresamente: nada cabe objetar a la incorporación del parte disciplinario que motivó la incoación.
También podría incorporarse la “información reservada” que da lugar al inicio o la denuncia del particular. Son formas distintas de que la Administración conozca los hechos y nada puede objetarse a ello, pues esa notitia criminis en principio no condiciona el resultado del expediente ni vulnera derechos per se del que luego va a ser expedientado.
Actuaciones previas o independientes del expediente caducado
Aquello que no nace dentro del procedimiento sancionador caducado, aunque conste en él (por ejemplo, documentos externos preexistentes, diligencias previas, informes emitidos por terceros con fecha cierta, actas, registros). Esta categoría aparece en la doctrina que la Sala 5ª asume y en la forma en que la Sala 3ª lee el art. 95.3 LPAC.
Prueba documental “estable” (cuando no está comprometida la contradicción)
La Sala 3ª pone un ejemplo claro en competencia: un informe documental voluminoso cuya repetición previsiblemente arrojaría el mismo resultado; ahí el TS apunta que, “en principio”, no aparece comprometida la contradicción y podría entrar en el art. 95.3 LPAC por economía procedimental.
Ojo: esto no convierte automáticamente en “usable” todo lo documental: exige mirar su naturaleza, origen y función.
3) Qué no se puede “arrastrar”: lo que es propiamente “vida interna” del expediente caducado
Aquí está el núcleo más útil para litigar:
- B) Lo que no debe surtir efecto en el nuevo expediente (regla general)
Las actuaciones propias del procedimiento caducado, es decir, las que surgen “a raíz de su incoación” para constatar hechos, responsables, cargos, alcance de la responsabilidad. La Sala 5ª lo formula como línea roja: no cabe fotocopiar actuaciones del anterior e incorporarlas como si valieran por sí.
La prueba personal practicada en el caducado (testificales, ratificaciones, declaraciones)
La Sala 5ª es clarísima: es improcedente incorporar al nuevo las pruebas practicadas en el caducado; deben practicarse de nuevo “con todas las garantías” durante la tramitación del nuevo expediente.
Pliego de cargos, alegaciones y propuesta de resolución del caducado
La Sala 3ª lo menciona casi como obviedad: estos trámites “posteriores” no son prueba y, además, son típicamente actuaciones propias del expediente; su incorporación puede ser un indicio de “continuación”, pero lo decisivo será si han tenido efecto real en el nuevo.
4) El límite: no basta preguntar “¿se incorporó?”; hay que preguntar “¿produjo indefensión?”
Aquí la Sala 3ª aporta un matiz procesal muy importante: el debate de Ferrovial se planteó atacando el acuerdo de incoación e incorporación como si fuera ya lesivo de derechos fundamentales. La estrategia inteligentemente elegida pero que no dio frutos, es la de considerar el acuerdo de inicio como un acto de trámite cualificado y además al no ser aceptada la tesis de la defensa, ésta recurrió por la vía del procedimiento para la protección jurisdiccional de los derechos fundamentales. Tampoco encontró respuesta satisfactoria por esta vía.
En general, el acuerdo de incoación es acto de trámite simple, no impugnable autónomamente, salvo que sea cualificado (art. 25 LJCA) porque decida el fondo, impida continuar o cause indefensión/perjuicio irreparable.
Y en ese caso concreto, aunque se incorporó “en bloque”, el TS entiende que no se genera indefensión por sí misma, porque el interesado puede alegar, proponer prueba y contradecir durante el nuevo expediente; el control fuerte se desplaza a la impugnación de la resolución sancionadora final, donde se verá qué se valoró realmente y con qué garantías.
Esto es crucial para el litigio disciplinario:
A veces el “pecado” no está en el gesto de incorporar, sino en cómo se usa después: si la Administración valora como prueba lo que solo era “material incorporado”, o si prescinde de reproducir diligencias esenciales, o si el expediente “nuevo” arranca ya con una calificación cerrada sin permitir contradicción real.
5) El caso 2013 (Sala 5ª): cuando la línea roja se cruza, la nulidad se convierte en presunción de inocencia.
El ejemplo es pedagógico: en el caso del guardia civil, el parte disciplinario no fue ratificado en el nuevo expediente; tampoco declararon testigos de cargo en el nuevo; habían comparecido en el caducado, pero no en el segundo. El expedientado negó los hechos. Resultado:
Estimación del motivo por presunción de inocencia como consecuencia de una indebida traslación de actuaciones.
Aquí se ve la lógica judicial: la caducidad no es solo una “falta de forma”; si la Administración pretende sancionar, debe reconstruir la prueba en el expediente válido.
6) “Checklist” práctico: cómo detectar si estamos ante conservación legítima o “expediente zombi”
Señales de conservación admisible
El nuevo expediente se funda en la misma denuncia/parte o información previa (correctamente incorporada).
Se incorporan documentos estables y externos, sin sustituir trámites esenciales.
Se abren de verdad alegaciones, prueba y audiencia (y se motiva la admisión/inadmisión).
Señales de “expediente zombi” (riesgo alto de nulidad)
Se da por buena la ratificación/testifical del caducado sin reproducirla.
Se dan por buenas pruebas sin la necesaria contradicción del expedientado.
Se incorporan pliego de cargos o propuestas de resolución.
El nuevo instructor “hereda” todo y no practica prueba esencial porque “ya está en el otro”.
La motivación final del segundo expediente descansa (aunque sea tácitamente) en actuaciones internas del primero.
7) Conclusión (con honestidad jurídica): el TS no da una receta universal, pero sí un mapa operativo
El Tribunal Supremo insiste en lo casuístico: no hay una respuesta única para todos los supuestos; hay que mirar qué se incorporó, su naturaleza, y si hubo (o no) indefensión real.
Pero el mapa es nítido: Sí a la denuncia/parte y a lo preexistente/estable.
Sí, a veces, a cierta documental cuya reproducción sería idéntica y no compromete contradicción.
No a “heredar” prueba personal o diligencias internas del expediente caducado: hay que volver a practicar en el nuevo.
Y procesalmente: muchas veces la batalla no se gana atacando la incoación, sino desmontando en el recurso final qué se valoró y con qué garantías.
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